Hogyan írj?

Szólítsd meg az olvasót

Ez az egyik legegyszerűbb, és egyben legnagyobb hatású szabály: ne az olvasóRÓL, hanem az olvasóHOZ beszélj. Hasonlítsuk össze a következő mondatokat:

Az első mondat esetében az olvasónak rá kell jönnie, hogy az „adóalany” az tulajdonképpen őt magát jelenti. Ráadásul ezt a fordítást minden egyes alkalommal el kell végeznie, ami jelentősen megnehezíti a szöveg értelmezését. Ezzel szemben a második változatban egyértelmű, hogy hozzá beszélnek, nincs szükség fordításra.

Mindig szólítsd meg tehát az olvasót! Az, hogy tegezed vagy magázod, már a helyzettől (céges szabálytól, szöveg jellegétől stb.) függ.

Ennek a szabálynak a másik oldala, hogy a cégedre/szervezetedre mindig többes szám első személyben („mi”) hivatkozz. Így mindig egyértelmű lesz, hogy ki cselekszik.

Folytass párbeszédet

Ha megszólítod az olvasót, akkor már egy nagy lépést tettél a párbeszéd felé. De ez önmagában nem elég. Ki kell találnod az olvasód kérdéseit, és meg kell válaszolnod őket. Gondolj úgy a szövegre, mintha egy nagyon elfoglalt embernek próbálnál gyorsan választ adni a kérdéseire. Ha a helyzet megengedi, az olvasók kérdéseiből készíthetsz alcímeket is.

Legyél barátságos

A megfelelő hangnem nyilván az adott helyzettől függ, de ha barátságos vagy, azzal általában nem tévedhetsz. Máshogy fogják fogadni azt, hogy „Nem fizette be időben a számláját, és ha továbbra sem fizet, akkor felmondjuk a szerződését”, mint azt, hogy „Sajnos még nem érkezett meg a befizetése. Kérem, ellenőrizze, hogy befizette-e a múlthavi számláját stb.”.

Írj helyesen

Ez talán magától értetődő, de ha nem tartod be a nyelvtani és helyesírási szabályokat, akkor nagyon megnehezíted az olvasók dolgát. Ha helytelenül írsz le egy szót, akkor azt nehezebb lesz felismerni a szókép alapján. Ráadásul az olvasóid bizalmát is elveszíted, hiszen miért vennének komolyan, ha még helyesen írni sem tudsz?

Mindezen túl nem gondolom, hogy a helyesírási szabályzatot akkor is be kell tartani, ha az az érthetőség rovására megy. Például az email (az elektronikus levél, nem a zománc) helyes formája szerintük e-mail, de ezt ma már nem így szoktuk írni. A különírás-egybeírás-kötőjelezés témában is szerintem elsősorban az érthetőséget kell követni, és csak másodsorban a szabályzatot. A kamatadómentes például hivatalosan egy szó, de könnyebben felfogható, ha kamatadó-mentes formában írjuk.

Ne legyél félreérthető

Mindig ellenőrizd, hogy nem félreérthető-e, amit írtál. Nézzünk egy példát:

2015. november 18-án és 19-én, valamint 23-26 között éjszakánként másnap hajnalig a 6-os villamos helyett a teljes vonalon a 6-os jelzésű pótlóbusszal utazhatnak.

Vajon november 18-án és 19-én napközben jár a villamos? Nem egyértelmű, tehát ez a hirdetmény nem közérthető. Az egyik lehetséges (és félre nem érthető) olvasata:

Forgalmi változás 2015. november 18-án, 19-én, valamint 23–26. között: ezeken a napokon este 23:00 órától másnap reggel 05:00 óráig nem jár a 6-os villamos, helyette a teljes vonalon pótlóbusszal utazhatnak.